Россия
Microsoft
Как сэкономить время при планировании собраний
Рекомендации для сотрудников отделов ИТ

Вы когда-нибудь замечали, что планирование собрания может отнимать больше времени, чем его проведение? Собрания являются неотъемлемой частью жизни большинства современных компаний, однако планирование собраний может значительно снижать производительность предприятия.

СОВЕТ.
Имея телефон, компьютер и подключение к Интернету, можно проводить интерактивные сеансы совместной работы по сети. Получите дополнительные сведения о программе Microsoft Office Live Meeting .
Вспомните, как планируются собрания на вашем предприятии. Знаком ли вам любой из следующих подходов?

Ультиматум. Если встречу планирует босс, он (или она) просто объявляет, что собрание состоится в указанное время и на нем должны присутствовать все сотрудники. Данный подход может быть эффективным, если не считать того, что все участники вынуждены тратить дополнительное время на реорганизацию своих расписаний.

Хождение по офису. Сотрудник, желающий провести собрание, ходит по офису, узнавая, когда свободны другие участники. Выяснив, какое время устраивает всех, он объявляет о проведении собрания. К этому моменту кто-то из сотрудников уже мог запланировать другие дела на данный период, поэтому всю процедуру приходится начать сначала.

Электронная почта. Организатор собрания рассылает сообщения электронной почты с предложением провести собрание с несколькими вариантами времени проведения. Если все своевременно отвечают на сообщение и если один из предложенных вариантов устраивает всех без исключения, то этот метод можно считать эффективным.

Если в компании отсутствует сервер или другая автоматизированная система планирования в режиме реального времени, организация собраний может отнимать много времени.

Как решить эту проблему? Большинство современных предприятий используют Microsoft Office для подготовки документов, отправки и получения электронной почты, создания презентаций, электронных таблиц и маркетинговых документов. Многие предприятия используют лишь эти базовые возможности и не осваивают менее известные, но весьма полезные функции. Рассмотрим несколько таких функций, позволяющих оптимизировать управление временем.

Отображение сведений о занятости
При использовании Office Small Business Edition 2003 и Small Business Server 2003 доступны улучшенные возможности планирования, значительно упрощающие организацию собраний. К таким возможностям относятся следующие:

Просмотр нескольких календарей. Outlook 2003 позволяет отображать несколько дополнительных календарей помимо собственного. Чтобы запланировать собрание, достаточно открыть календари участников. Благодаря цветовому кодированию и подписям в календарях можно быстро сравнивать расписания при планировании собраний, специальных мероприятий и отпусков. Календарь другого пользователя можно легко отобразить или скрыть.

Рабочие области для собраний
Эта новая возможность, впервые реализованная в Outlook 2003, позволяет планировать и организовывать собрания путем сохранения и совместного использования повесток, визуальных средств, ссылок на документы, списков участников и других материалов в общедоступном месте. Рабочие области для собраний можно автоматически создавать при отправке приглашений на собрания из программы Outlook 2003. (Для использования данной возможности также требуется Microsoft Small Business Server 2003 с Windows SharePoint Services.)

Проверка доступности в интерактивном режиме
Office 2003 позволяет планировать собрания с участием пользователей Outlook, не имеющих доступа к серверу Microsoft Exchange, предоставляя сведения о занятости через Интернет. Это дает возможность планировать собрания с участием удаленных сотрудников и сотрудников других компаний, с которыми регулярно проводятся встречи. Далее указано, как пользоваться этой функцией.

  • Откройте программу Outlook и нажмите кнопку «Календарь».

  • Откройте меню «Действия».

  • Выберите команду «Назначить собрание».

  • Добавьте участников, нажимая кнопку «Другие» и выбирая пользователей в адресной книге или вводя имена и адреса электронной почты в соответствующие поля.

  • При добавлении участника собрания появится запрос на присоединение к службе сведений о доступности в Интернете через Microsoft Office. Нажмите кнопку «Присоединиться» и следуйте инструкциям на веб-странице для настройки сведений о доступности.

  • Введите все необходимые сведения о собрании. Если получатель приглашения на собрание не подписан на службу сведений о доступности, ему предоставляется возможность присоединиться к этой службе.

Outlook использует службу сведений о доступности для отображения состояния занятости сотрудников в приглашении на собрание, хотя эти сведения можно просматривать и на веб-узле. Следующие меры позволяют обеспечить конфиденциальность:

  • Сбор сведений о местонахождении и занятии участников не осуществляется

  • Только подписчики службы допускаются до участия

  • Только авторизованные пользователи получают доступ к сведениям о занятости

Собрания имеют ключевое значение для большинства деловых операций. Чтобы обеспечить максимальную производительность, необходимо наладить эффективное планирование собраний.



Другие статьи на эту тему

* *
* *
* *
* *
© 2006 Корпорация Microsoft. Все права защищены.  Условия использования | Товарные знаки | Конфиденциальность